Plan : 

       1. Ajouter un organisme sous-traitant

• L'onglet synthèse
• L'onglet autres informations
• Onglet signataire
• Onglet tarifs
• Onglet produits encadrés
• Onglet exigences
• Onglet activité
• Onglet documents
• Sauvegarde d'ajout d'un organisme sous-traitant

      2. Accès à la fiche d'un organisme sous-traitant

• La barre de statistiques

 

 

1. Ajouter un nouvel organisme sous-traitant

La solution Argalis vous permet de distinguer entre deux types d’intervenants :

• les permanents et vacataires
• les organismes sous-traitants

A partir de l’onglet sous-traitant, vous pouvez ajouter un organisme sous traitant.

Il suffit de cliquer sur le bouton    et de sélectionner le bouton plus .

 

Afin de créer un nouvel organisme de formation, vous devez renseigner les différents  champs des onglets.

 

Onglet synthèse

Les champs “Dénomination” et “ adresse, ville, code postal” sont obligatoires. L’adresse permet de géolocaliser l’organisme sous-traitant afin de l’inclure dans le gestionnaire de planification des sessions de formation.

Le code naf et la forme juridique vous sont proposés sous forme de menu déroulant. Vous n’avez qu’à sélectionner la valeur correspondant à l’organisme sous-traitant.

Dans le champ contact principal, l’adresse mail est indispensable. L’enregistrement ne pourra se faire si l’adresse mail n’est pas renseignée.

 

Onglet autres informations  

Vous pouvez dans cet onglet renseigner les informations complémentaires sur l’organisme sous-traitant.

Vous pouvez ainsi renseigner :

• le numéro de déclaration
• les numéros de SIRET et de SIREN
• la TVA intercommunale

 

Onglet signataire(s)

Dans l’onglet signataire(s), vous pouvez consulter la liste des signataires. Le contact principal est désigné par défaut comme signataire. En cliquant sur le bouton d’édition  vous pouvez modifier les informations du signataire.

Vous pouvez ajouter des signataires en cliquant sur le bouton . La fenêtre “création d’un signataire” s’affiche. Vous pouvez alors :

• désigner si c’est un contact principal
• désigner si c’est un signataire de la convention
• renseigner les informations du signataire

 

Onglet tarifs

L’onglet tarifs permet d’afficher la liste des tarifs,  des frais de déplacement de l’organisme sous-traitant et des départements à exclure pour les déplacements.

Dans la liste des tarifs, vous pouvez éditer ou supprimer un tarif existant.

Vous pouvez aussi ajouter un tarif en cliquant sur .

Une fenêtre d’ajout d’un tarif s’affiche.

Vous pouvez renseigner si c’est un tarif par défaut ou non.

Dans la fenêtre d’ajout d’un tarif, vous pouvez :

• nommer le tarif
• sélectionner son type : journalier, horaire, par apprenant ou par groupe
• renseigner les coûts
• renseigner les forfaits repas, hôtel et matériel pédagogique.

 

Onglet produits encadrés

L’onglet des produits encadrés vous permet de sélectionner dans la liste de vos produits ceux qui pourraient être encadrés par l’organisme sous-traitant. Désigner les produits encadrés permet à l’assistant de planification des sessions de l’inclure dans la liste des intervenants suggérés.

 

Onglet exigences  

L’onglet exigence permet d’afficher la liste des exigences requises et de pouvoir en  faire le suivi.

La liste des exigences requises se base sur les produits encadrés préalablement sélectionnés.

En cliquant sur le bouton d’édition , vous pouvez mentionner si l'exigence est validée ou non et ajouter les justificatifs nécessaires.

Pour l’ajout des preuves vous pouvez les télécharger en cliquant sur sélectionner ou glisser-déposer le document.

 

Onglet activité

L’onglet activité permet de visualiser la liste des sessions effectuées par l’organisme sous-traitant.

Vous pouvez filtrer l’affichage des sessions en fonction de leur statut : prévisionnel, confirmé, en cours, terminé et archivé.

En sélectionnant l’une des sessions, vous êtes redirigé sur la fiche de la session afin de la consulter ou d’apporter les modifications nécessaires.

 

Onglet documents

Dans l’onglet documents, vous pouvez télécharger ou glisser/déposer les documents relatifs à l’organisme sous-traitant.

 

Sauvegarde d’ajout d’un organisme sous-traitant

Après avoir renseigné toutes les données, vous devez cliquer sur le bouton de sauvegarde   en bas à droite.

 

2. Accès à la fiche d’un organisme sous-traitant

A partir de l’onglet intervenant, vous pouvez afficher la liste des organismes sous-traitants.

La liste affiche les organismes sous-traitants avec lesquelles votre organisme collabore.

Le choix de colonnes est assez large et permet d’affiner votre affichage en fonction de vos préférences.

Parmi les colonnes d’affichage, il y a : la référence interne, la dénomination, l’adresse, l’activité, la forme juridique, le tarif horaire etc..

 

Afin d’afficher la fiche d’un organisme sous-traitant, il suffit de double-cliquer sur sa ligne dans la liste ou sélectionner le bouton  à droite.

La barre de statistiques

En haut de la fiche de l’organisme sous-traitant, une barre latérale de statistiques est affichée. Elle permet d’avoir un aperçu rapide sur l’activité de l’organisme sous-traitant.