Routage de documents dans le contrat cadre

Plan

Rappel

1. Paramétrer le routage de documents dans CLIENTS

a. Accéder à l’onglet d’automatisation des documents dans le contrat cadre

b. Compléter les règles d’automatisations

2. Le routage de documents dans SESSION

Rappel

Un contrat cadre est une convention par laquelle les différentes parties s’entendent sur des modalités de futures collaborations et contrats sur une période déterminée. Il est d’usage que le contrat cadre fixe une grille tarifaire de référence sur la période concernée.

Dans argalis, il permet de renseigner les prix par apprenant et groupe, et le pourcentage d’acompte par défaut pour un client donné sur une formation ou un modèle de parcours. Pour en savoir plus sur le contrat cadre il vous suffit de cliquer sur le lien suivant Créer un contrat cadre

1. Paramétrer le routage de documents dans CLIENTS

a. Accéder à l’onglet d’automatisation des documents dans le contrat cadre

Dans argalis, vous avez la possibilité pour chaque contrat cadre, d’automatiser l’envoi de documents. Il suffit de cliquer sur l’onglet Client / automatisme documentaire : une fenêtre affiche le ou les contrats cadre précédemment renseignés.

Pour paramétrer le routage de documents dans la fiche de vos clients, il suffit de cliquer sur le bouton d’ajout , une fenêtre s’affiche.

b. Compléter les règles d’automatisations

Pour paramétrer l’automatisation d’envoi documentaire dans le contrat cadre il suffit de remplir les règles suivantes :

Mode de gestion : choix entre « alerte » ou « envoi automatique ». Si l’option alerte est retenue, le responsable administratif reçoit une alerte dès que le délai du déclencheur est atteint. Sinon le mail est envoyé automatiquement dès que le délai du déclencheur est atteint. NB : Seuls les documents déjà générés seront envoyés lorsque le déclencheur sera atteint.

Délai(s) : nombre de jour(s) avant ou après un déclencheur .Si non renseigné, concomitant au déclencheur.

Déclencheur : vous avez la possibilité de personnaliser les éléments déclencheurs de l’envoi automatique des documents. Il suffit de choisir parmi les options suivantes :

*Génération du document : le document est envoyé dès qu’il est généré

*1er Jour : le document est envoyé X jours avant / après (au choix) le premier jour de la session

*Dernier Jour : le document est envoyé X jours avant / après (au choix) le dernier jour de la

session.

Choix du ou des document(s) concerné(s) : possibilité de choisir parmi les modèles de documents existants ou les documents téléchargés au niveau de l’organisme de formation ou du client.

Le(s) destinataire(s) : possibilité de choisir un ou plusieurs destinataires. Il suffit de cliquer sur le bouton d’ajout . Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

*Contact client : choix parmi les contacts du client auquel est rattaché le contrat cadre.

*Utilisateur : choix parmi les utilisateurs Argalis renseignés dans l’administration.

*Contact libre : ajout d’une adresse mail, nom, prénom et civilité.

*Contact du financeur par défaut : possibilité de choisir un contact parmi ceux du client mentionné en financeur par défaut s’il est différent du client auquel est rattaché le contrat cadre.

*Contact financeur session(s): envoi au contact par défaut du ou des financeurs de la session.

*Contact bénéficiaire session(s): envoi au contact par défaut du ou des bénéficiaires de la session.

*A chaque apprenants : envoi à tous les apprenants dont les adresses mails sont connues.

*A chaque intervenants : envoi à tous les intervenants dont les adresses mails sont connues.

Nombre de mails par destinataire : si cette option est cochée et que plusieurs destinataires sont désignés, chaque destinataire recevra un mail séparé. Sinon tous les destinataires sont dans le même mail. Il est activé par défaut.

2. Le routage de documents dans SESSIONS

Les contrats cadres et les automatismes d’envoi associés à un client sont affichés dans un onglet dédié de la session. Ils peuvent être désactivés ou ré-activés pour la session concernée.

Les paramétrages terminés dans la fiche client, vous créez une session. Vous retrouvez le contrat cadre lié et les automatismes documentaires établis dans la fiche client.

Dans la session / Automatisme documentaire, vous pouvez :

ajouter d’autres éléments au contrat en cliquant sur le bouton d’ajout ,
éditer l’existant en cliquant sur le bouton d’édition ,
supprimer d’autres éléments en cliquant sur la corbeille ,
consulter les automatismes liés au contrat, en cliquant sur le bouton de défilement situé à gauche du nom du client .