Gérer la pseudonymisaton et l'anonymisation des historiques

Vous avez la possibilité de pseudonymiser ou d’anonymiser l’historique des modifications des utilisateurs de votre base.

La pseudonymisation et l’anonymisation sont 2 méthodes de sécurisation des données utilisateurs.
La pseudonymisation et l’anonymisation sur Argalis consistent à masquer le nom de l’utilisateur dans l’historique des modifications d’un élément.
La pseudonymisation permet de visualiser temporairement le nom de l’utilisateur dans l’historique des modifications.

L'anonymisation, quant à elle, masque définitivement le nom de l’utilisateur dans les historiques.
Ces 2 traitements sont irréversibles sur la période donnée. Un utilisateur pseudonymisé ou anonymisé ne peut plus être identifié dans les historiques des modifications.
Un utilisateur pseudonymisé peut toutefois devenir anonymisé.

Les historiques concernés par la pseudonymisation et l’anonymisation sont les suivants :
- Historique de la fiche client (Menu Clients)
- Historique de la session (Menu Activités > Sessions)
- Historique de la proposition commerciale (Menu Actions commerciales > Prop. Commerciales)
- Historique de la facture (Menu Facturation)
- Historique général (Menu Administration)

Chacune des 2 méthodes est paramétrable dans le menu Administration, sous-menu RGPD.

La fenêtre affiche l’ensemble des utilisateurs créés dans la base.
Vous pouvez les retrouver dans le menu Administration, sous-menu Utilisateurs.

PLAN

1. La pseudonymisation
a. Activer la pseudonymisation individuelle
b. Activer la pseudonymisation générale
c. Impact sur les historiques

2. L’anonymisation
a. Activer l’anonymisation individuelle
b. Activer l’anonymisation générale
c. Impact sur les historiques

1. La pseudonymisation

Un utilisateur pseudonymisé n’est par défaut plus identifié dans l’historique des modifications.
Toutefois les utilisateurs disposant des droits requis sont autorisés de les visualiser de façon temporaire.

a. Activer la pseudonymisation individuelle

Pour activer la pseudonymisation d’un utilisateur, il suffit de cliquer sur le bouton situé à côté de son identifiant utilisateur.

Un message s’affiche :

Le bouton permet d’annuler les modifications.

Cliquer sur le bouton pour activer la pseudonymisation de l’utilisateur.

Après activation de l’option, le bouton devient grisé pour l’utilisateur :

Les modifications réalisées par l’utilisateur deviennent pseudonymisées à compter du jour de l’activation de l’option.

b. Activer la pseudonymisation générale

Pour pseudonymiser l’ensemble des données de votre base, il suffit d’activer l’option “Activer la pseudonymisation automatique des utilisateurs” en cliquant sur l’interrupteur :

Un message de confirmation s’affiche :

Le bouton permet d’annuler les modifications.

Le bouton permet de confirmer l’activation de la pseudonymisation.
Après confirmation, l’interrupteur est positionné sur la droite :

Pour définir la période de pseudonymisation, il suffit de renseigner la valeur du champ suivant :

Cette valeur est vide par défaut.
La valeur à renseigner correspond à l'antériorité des données à pseudonymiser.
Quelques exemples :
Si la valeur est “1”, la pseudonymisation concernera les données créées à partir de l'activation de l'option et lorsqu'elles dateront de plus d'un mois.
Si la valeur est “0”, la pseudonymisation concernera les données créées dès l'activation de l'option.

La pseudonymisation n’est pas effectuée tant que cette valeur n’est pas renseignée.

Après modification de la valeur, un message s’affiche :

Le bouton permet d’annuler les modifications.

Le bouton permet de confirmer l'enregistrement des modifications.

c. Impact sur les historiques

Dans les historiques des modifications, l’information “---” apparaît en lieu et place du nom de l’utilisateur pseudonymisé ayant fait la modification.

Les utilisateurs ayant les droits requis ont la possibilité d’identifier les utilisateurs pseudonymisés dans les historiques.

Dans le sous-menu Rôles du menu Administration, choisir un rôle et cliquer sur l’onglet Profils de droit. Pour activer le droit sur ce rôle, il suffit de cocher la ligne “Visualisation des données pseudonymisées”.

Le droit est ouvert à l’ensemble des utilisateurs disposant de ce rôle.

Dans l’historique d’un élément, l’utilisateur disposant de ce droit aura la possibilité d’identifier les utilisateurs pseudonymisés auteur des modifications, en cliquant sur le bouton .

Cette fonctionnalité permet d’afficher les nom des utilisateurs pseudonymisés.

2. L’anonymisation

Un utilisateur anonymisé n’est plus identifié dans l’historique, sans aucune possibilité de le visualiser de nouveau par quiconque.

a. Activer l’anonymisation individuelle

Pour activer l’anonymisation d’un utilisateur, il suffit de cliquer sur le bouton situé à côté de son identifiant utilisateur.

Un message s’affiche :

Le bouton permet d’annuler les modifications.

Cliquer sur le bouton pour activer l’anonymisation de l’utilisateur.

Après activation de l’option, les boutons et deviennent grisés pour l’utilisateur :

Les modifications réalisées par l’utilisateur deviennent anonymisées à compter du jour de l’activation de l’option.

b. Activer l’anonymisation générale

Pour anonymiser l’ensemble des données de votre base, il suffit d’activer l’option “Activer l’anonymisation automatique des utilisateurs” en cliquant sur l’interrupteur :

Un message de confirmation s’affiche :

Le bouton permet d’annuler les modifications.

Le bouton permet de confirmer l’activation de l’anonymisation.
Après confirmation, l’interrupteur est positionné sur la droite :

Pour définir la période d’anonymisation, il suffit de renseigner la valeur du champ suivant :

Cette valeur est vide par défaut.
La valeur à renseigner correspond à l'antériorité des données à anonymiser.
Quelques exemples :
Si la valeur est “1”, l'anonymisation concernera les données créées à partir de l'activation de l'option et lorsqu'elles dateront de plus d'un mois.
Si la valeur est “0”, l'anonymisation concernera les données créées dès l'activation de l'option.

L’anonymisation n’est pas effectuée tant que cette valeur n’est pas renseignée.

Après modification de la valeur, un message s’affiche :