Lorsqu’une session de formation est encadrée par un organisme sous-traitant, vous avez la possibilité d’identifier précisément un intervenant.
L’intervenant défini dans la session de formation sera identifié dans certains documents.

Pour en savoir plus sur les organismes sous-traitants (OST) sur Argalis : Organisme sous-traitant

 

 

PLAN
1. Accéder à la liste des intervenants des OST
2. Créer un intervenant d’un organisme sous-traitant
   a. Depuis la fiche de l’organisme sous-traitant
   b. Depuis le menu Intervenants des OST
3. Impacts
   a. Sur la session
   b. Sur les documents

 

 

1. Accéder à la liste des intervenants des OST

Vous pouvez retrouver la liste de l’ensemble des intervenants rattachées aux organismes sous-traitants depuis le menu principal Intervenants, sous-menu Intervenants des OST :

 

Vous pouvez identifier l'organisme sous-traitant d’appartenance dans la colonne “Organisme”.

Cliquer sur le bouton  pour accéder au détail de la fiche intervenant.

Vous pouvez également retrouver les intervenants rattachés à un organisme sous-traitant depuis la fiche du sous-traitant du menu Organismes sous-traitants, dans l’onglet Intervenant(s) :

 

 

2. Créer un intervenant d’un organisme sous-traitant

 

Vous avez la possibilité de créer un intervenant soit depuis la fiche d’un organisme sous-traitant, soit depuis le menu intervenants des OST.

 

   a. Depuis la fiche de l’organisme sous-traitant

Ouvrir une fiche Organisme sous-traitant depuis la liste du menu principal Intervenants, sous-menu Organismes sous-traitants.

 

Dans l’onglet Apprenants, cliquer sur le bouton  pour créer un nouvel intervenant rattaché à l’organisme sous-traitant.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre.

 

Renseigner la fiche intervenant avec les informations suivantes :
- Civilité : Madame ou Monsieur
- Statut : Actif ou inactif. Le statut est “actif” par défaut
- Nom (obligatoire)
- Prénom (obligatoire)
- Date de naissance
- Lieu de naissance
- Email (obligatoire)
- Téléphone portable
- Téléphone fixe
- Matricule

 

Cliquer sur le bouton  pour sauvegarder la fiche intervenant.

 

 

Puis cliquer sur le bouton  pour enregistrer les modifications apportées à la fiche de l’organisme sous-traitant.

 

 

   b. Depuis le menu Intervenants des OST

Accéder à la liste des intervenants depuis le menu principal Intervenants, sous-menu Intervenants des OST.

 

 

Survoler le bouton de la FAB  pour afficher les boutons d’actions.

Cliquer sur le bouton de création  pour créer un nouvel intervenant.

Vous êtes redirigé vers la page de création d’un nouvel intervenant.

 

La fiche intervenant OST contient les onglets suivants :
- Informations
- Coordonnées
- Produits encadrés
- Exigences
- Document

Les onglets Informations et Coordonnées sont constitués comme ceux de la fiche intervenant Permanent/Vacataire.
Pour en savoir plus sur la fiche intervenant Permanent/Vacataire : Création de la CVthèque d’intervenants

Le menu déroulant “Sélectionner un organisme sous-traitant” permet de définir l’organisme sous-traitant auquel l’intervenant est rattaché, parmi la liste des organismes sous-traitants existants.

L’onglet Produits Encadrés de la fiche intervenant des OST reprend les produits de formation sélectionnés dans la fiche de l’organisme sous-traitant :

 

 

Vous avez la possibilité de désélectionner une ou plusieurs lignes de produits encadrés dans la fiche intervenant OST.

L’onglet Exigences de la fiche intervenant des OST reprend les exigences de l’organisme sous-traitant ainsi que leur statut de validation.

 

Vous avez la possibilité de modifier le statut et dates de validation d’une exigence dans la fiche intervenant OST.

Contrairement à la la fiche intervenant Permanent/Vacataire ou à la fiche Organisme sous-traitant, la fiche intervenant OST n’inclut pas la notion de tarif.
Les tarifs sont gérés uniquement dans la fiche Organisme sous-traitant rattachée.
Le tarif de l’organisme sous-traitant pour un produit de formation est appliqué dans la session de formation, peu importe l’intervenant OST sélectionné.

Chaque modification ou ajout sur la fiche de l’organisme sous-traitant est repris dans la fiche intervenant OST.

 

3. Impacts

   a. Sur la session

Lorsqu’un organisme sous-traitant encadre une session de formation, vous avez la possibilité d’identifier un intervenant qui lui est rattaché.

 

Planifier tout d’abord la session de formation en sélectionnant l’organisme sous-traitant. L’organisme sous-traitant s’affiche dans l’onglet Intervenant(s).
Il suffit de sélectionner l'intervenant souhaité dans le menu déroulant de la colonne “Intervenant”.

Cliquer sur le bouton pour sauvegarder les modifications apportées à la session.

NB : le menu déroulant n'est proposé qu'à la condition que des intervenants soient rattachés à l'organisme sous-traitant planifié. Si vous ne connaissez pas l'identité de l'intervenant missionné par votre sous-traitant, vous pouvez laisser la raison sociale de l'organisme sous-traitant.

 

   b. Sur les documents

Le nom de l’intervenant OST défini sur la session s’affiche dans les documents suivants :
- Feuille d'émargement de la session
- Feuille d'émargement de l'apprenant
- Attestation de présence
- Rapport de fin de formation
- Facture