La validation des dates de session par l’intervenant permet de suivre la disponibilité des intervenants sur les sessions prévues.

La validation des dates par l'intervenant est d'autre part nécessaire pour l'envoi programmé des plannings d'intervention.

 

Prérequis : 

Pour gérer la validation des dates de l’intervenant, il faut avoir planifié la session.

 Pour en savoir plus sur la planification d’une session et la proposition de dates : 

Affecter plusieurs intervenants à une session

Planifier une session de formation avec la planification simple

 

Il est possible d'envoyer une proposition de dates à l'intervenant qu'il validera ou déclinera en ligne, ou bien de valider les dates manuellement.

 

PLAN

1. La validation électronique par l’intervenant

        a. Envoyer une proposition individuelle (un seul intervenant) 

        b. Envoyer une proposition groupée (plusieurs intervenants)

        c. La réponse de l’intervenant par mail

        d. Impact sur la session

2. La validation manuelle par l’organisme de formation

        a. Valider manuellement les dates de sessions pour l’intervenant

        b. Impact sur la session

 

 

1. La validation électronique par l’intervenant

       a. Envoyer une proposition individuelle (un seul intervenant) 

Dans l’onglet Intervenant de la session, cliquer sur le bouton afin d’envoyer une proposition de dates à l’intervenant. 

 

Cliquer sur le calendrier pour sélectionner une date d’échéance : 

 

Une fois la date choisie, cliquer sur  afin d’envoyer la proposition de date à l’intervenant.

 

 Aperçu de la proposition date envoyée : 

 

Le mail reprend le planning de la session en détaillant les dates, les horaires, le lieu de la formation.

Le champ “destinataire” reprend automatiquement l’adresse mail de l’intervenant.

Il est possible d’ajouter des contacts en CC et CCI.

Vous pouvez modifier l’objet, ajouter manuellement des informations dans le corps du mail et charger des pièces jointes dans le mail en cliquant sur 

 

Pour rappel : vous pouvez modifier le mail depuis l’onglet Modèles de mail (documentation ici)

 

Cliquer sur et un message confirme l’envoi du mail 

 

       b. Envoyer une proposition groupée (plusieurs intervenants)

Si plusieurs intervenants sont planifiés sur la session, vous avez la possibilité d'envoyer la proposition de dates à l'ensemble des intervenants en un clic.

Pour en savoir plus sur la co-animation d'une session

 

Dans l’onglet Intervenant de la session, cliquer sur le bouton  afin d’envoyer une proposition de date(s) groupée.

 

Cliquer sur le calendrier pour sélectionner une date d’échéance :

 

Une fois la date choisie, cliquer sur  afin d’envoyer la proposition de date aux intervenants.

 

Une notification   s’affiche en haut à droite lors du chargement de la session.

 

Le statut de la colonne “Etat confirmation” affiche le message suivant : 

"Date(s) en attente de confirmation - envoyé le date (date du jour) Échéance le (date sélectionnée)."

 

       c. La réponse de l’intervenant par mail

 L’intervenant reçoit la proposition de dates sur sa boite mail.

 

L’intervenant pourra cliquer sur  ou   afin de répondre directement par mail à à la demande de validation de date.

Un message confirme la prise en compte de la réponse : 

 

 

Si l’intervenant dispose des accès à l’extranet, il pourra également répondre sur cet espace directement.

Cliquer ici pour en savoir plus sur les demandes d’encadrement sur l'extranet formateur.

 

     d. Impact sur la session

Si l’intervenant accepte la proposition : 

Dans l’onglet Intervenant, le statut de la colonne “Etat confirmation” affiche :

"Date(s) acceptée(s) le (date du jour)"

 

Sur la liste des sessions, la colonne “Confirmation dates intervenant” affiche le statut "CONFIRMÉ" : 

 

Si l’intervenant décline la proposition : 

Le statut de la colonne “Etat confirmation” affiche :

"Date(s) déclinée(s) le (date du jour)"

 

Sur la liste des sessions, la colonne “Confirmation dates intervenant” affiche le statut "DÉCLINÉ" : 

 

 

Récapitulatif des statuts de la colonne “Confirmation dates intervenant” :  A PLANIFIER : La session n'est pas encore planifiée A CONFIRMER : La session est planifiée mais les dates ne sont pas validées pour l'intervenant (la proposition n'a pas été envoyée)  EN ATTENTE DE CONFIRMATION : La session est planifiée et une proposition a été envoyée à l'intervenant CONFIRMÉ : L'intervenant a accepté la proposition  DÉCLINÉ : L'intervenant a refusé la proposition

 

 

  2. La validation manuelle par l’organisme de formation

Si vous connaissez déjà la disponibilité de l’intervenant, vous pouvez valider manuellement l’encadrement de la session de formation.

              a. Valider manuellement les dates de sessions pour l’intervenant

Dans l’onglet Intervenant de la session, cliquer sur le bouton  : 

 

Activer l’interrupteur “Validation manuelle” pour confirmer directement l’encadrement de la session de formation  par l’intervenant.

           b.  Impact sur la session

Une fois la validation enregistrée, la colonne “Etat de confirmation” indique le message suivant : 

“Date(s) validée(s) manuellement” 

 

Sur la liste des sessions, la colonne “Confirmation dates intervenant” affiche le statut "CONFIRMÉ" :